Como manejar el abuso de Internet en la Oficina
El Internet y los negocios
Todo mundo sabe que el Internet es una herramienta de búsqueda, expresión, entretenimiento, noticias y de conocimiento general de cualquier tema que la mente pueda imaginar. Incluso hasta los “Intranet” corporativos más sofisticados, permiten que los servidores transfieran información, archivos compartidos, y que los equipos de cada departamento tengan acceso a Internet.
Los sistemas sofisticados de telefonía con correo de voz integrado y enlaces para los diferentes departamentos de la compañía llegaron a ser bastante efectivos en los negocios de los años 70’s y 80’s, el Internet ha tomado ese lugar en la comunicación empresarial, el marketing y nuevos niveles del éxito. Pero así como a los directivos de aquella época les inquietaba el uso inadecuado de los teléfonos, actualmente el abuso del Internet a menudo suele ser también una inquietud primordial para las Compañías.
El uso de Internet no debe prohibirse o restringirse en el trabajo
Algunas compañías han impuesto severas restricciones o políticas rotundas para prohibir a su personal el uso del Internet. En la mayoría de los casos, llevar a cabo esta “fácil” solución en lugar de políticas más flexibles, ha resultado ser más perjudicial en el desempeño y productividad de los empleados.
Por ejemplo en Inglaterra, investigaciones indicaron aquellas empresas que restringían el uso del Internet perdían alrededor de €4 billones anuales. Esto, por supuesto es justamente el efecto contrario de lo que se busca al restringir el uso de Internet. Usted puede comparar las políticas de restricción del uso de Internet con acciones como recorte de nómina o de personal para mejorar los resultados finales antes de examinar otras maneras de maximizar las utilidades. En este caso, la compañía pierde empleados valiosos y el personal restante manifiesta enojo, remordimiento, miedo y baja productividad. Los directivos deben considerar cuidadosamente que este tipo de actitudes que suelen manifestarse potencialmente cuando se prohíbe el uso de Internet.
¿Como manejar el acceso a Internet en la Oficina?
La clave parece radicar en una administración eficaz del acceso disponible de Internet para su personal. A continuación presentamos algunas sugerencias que los directivos deben considerar para desarrollar políticas efectivas en cuanto al uso de Internet dependiendo de las necesidades específicas de su compañía:
- Comprenda el enfoque y personalidad de sus empleados. Pocas empresas se beneficiarían de que sus empleados pasen el tiempo fantaseando con sus equipos de futbol o navegando por eBay para hacer sus compras, pero existen factores para permitir el acceso a Internet en ciertas horas del día. Por ejemplo, una encuesta realizada recientemente en Inglaterra muestra que el 60% de los empleados prefieren saltarse los minutos del té (o café) para pasar 10 minutos en sus escritorios navegando en la red. Mientras la fuerza laboral sea joven, esta tendencia continuará.
- Conozca la diferencia entre la adicción al Internet y el entretenimiento. Entienda que existe una enorme diferencia entre los empleados que disfrutan del Internet y aquellos que son adictos a él. Así como intentaría identificar y ayudar a aquellos empleados que tienen alguna adicción al juego, drogas ó alcohol, etc., los directivos deben intentar identificar a aquellos empleados que son adictos al Internet. En lugar de penalizar a todos imponiendo restricciones de cero Internet, deben enfocarse en aquellos empleados que tienen dificultades para dar un uso apropiado al Internet en el trabajo.
- Identifique las razones y causas del abuso de Internet. Por ahora no existen teorías que expliquen las razones o den soluciones del abuso de Internet en la oficina. Investigadores han identificado que el Internet ofrece elevados niveles de “Seducción”, ya que cuando los empleados tienen mucho estrés en el trabajo buscan “sentimientos de placer” navegando 5 minutos por la red tal como se hace con el cigarro o el café. Esto no parece afectar tanto el desempeño, pero si el estrés del trabajo es tan severo que causa que el empleado abuse de su tiempo en el Internet, su desempeño se verá afectado y los directivos deberán de tomar las acciones apropiadas para resolver el asunto.
- Tome el asunto seriamente y haga que el empleado este consciente de su posición.No ignore el problema ni trate de corregirlo en secreto, dígale a su personal que la compañía está consciente del problema y lo va a corregir. Use memos, volantes, cartas y juntas para tratar el asunto. Incluso aquellos empleados “rezongones” entenderán que se están enfocando en su desempeño, no en el uso del Internet mientras están trabajando.
- Desarrolle y dé a conocer las políticas del Uso de Internet. Seguramente habrán empleados que estén en desacuerdo así como lo están con las políticas de personal, operaciones o de enfermedad. Pero la mayoría entenderá que la Administración habla en serio y aceptará las pautas escritas con un comportamiento profesional y las cumplirá.
Muchas de las compañías que implementan esas acciones disfrutarán de beneficios adicionales. El uso razonable de Internet proporciona información y conocimiento valioso a los usuarios. Algunos empleados mientras usan Internet por razones técnicamente no relacionadas con el trabajo, han aprendido más sobre su trabajo, su compañía y de la Industria. A menudo algunos empleados promedio ofrecen sugerencias efectivas para mejorar los productos u operaciones de la compañía. La compañía debería considerar la frase “Uso razonable de Internet” cuando aborde para generar al máximo resultados positivos.